Con base en la Circular Externa No. 100-0005 emitida con fecha de Junio 17 de 2014, la Superintendencia de Sociedades exige que todas las sociedades que actualmente tienen la categoría de vigiladas, y que al 31 de Diciembre de 2.013 registraron ingresos brutos contables, iguales o superiores a 160.000 Salarios Mínimos Mensuales Legales Vigentes (SMMLV), ($589.500 x 160.000 = $94.320.000.000) deberán tener implementado de manera obligatoria a más tardar al 31 de Diciembre de 2.014 su propio Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo que permita la prevención del lavado de activos y la financiación del terrorismo (LA/FT), así como también, efectuar los respectivos reportes en línea a la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF), cuando corresponda.
Es de resaltar, que dentro del ámbito de aplicación, dicha Circular va expresamente dirigida a los Socios, Accionistas y Administradores de las sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras y empresas Unipersonales Vigiladas por la Superintendencia de Sociedades y tiene como objetivo proporcionar estándares y lineamientos para que se diseñen e implementen en las empresas el Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo LA/FT a su medida. Para el propósito de la Circular, se debe tener en cuenta que son considerados Administradores, el Representante Legal, el Liquidador, los miembros de la Junta Directiva o de los Consejos Directivos o de Administración, y quienes de acuerdo con los Estatutos ejerzan o detenten esas funciones.
De igual manera, La Superintendencia de la Economía Solidaria (Supersolidaria) mediante su Circular Externa No. 006 de Marzo 25 de 2014 estableció que las organizaciones de Economía Solidaria de Primer, Segundo y Tercer nivel de supervisión que no ejercen actividad financiera, deben establecer, a más tardar en Septiembre 30 de 2014, los procedimientos de ejecución y control que permitan la implementación y funcionamiento de instrumentos de prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo.
Para un adecuado Autocontrol y Gestión del Riesgo de LA/FT las empresas del sector real que sean vigiladas por La Superintendencia de Sociedades y que cumplan con el requisito del monto de los ingresos brutos, deben implementar medidas eficientes de Prevención y Control. Para dicho propósito, se deberá hacer un análisis del riesgo de LA/FT y de conformidad con éste, hacer una debida gestión de riesgo en materia de LA/FT.
El Autocontrol y la Gestión del Riesgo incluirán todos los procedimientos y herramientas que tiendan a proteger a la Empresa, sus Administradores y Empleados de incurrir en prácticas de LA/FT”.
El Sistema de Gestión del Riesgo que se adopte debe ajustarse al riesgo propio de la empresa, teniendo en cuenta, su objeto social, tamaño, actividad económica, forma de comercialización y demás características particulares. El Autocontrol y la Gestión del Riesgo incluirán todos los procedimientos y herramientas que tiendan a proteger a la Empresa, sus Administradores y Empleados de incurrir en prácticas de LA/FT.
La adopción de este sistema de Autocontrol y Gestión debe comprender el diseño, aprobación e implementación de una política para la prevención y control del riesgo de LA/FT. La política que se adopte deber permitir el eficiente, efectivo y oportuno funcionamiento del sistema y traducirse en reglas de conducta y procedimientos que orienten la actuación de la empresa, sus empleados y socios.
De acuerdo con lo anterior, la adopción del Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo LA/FT debe cumplir, como mínimo, con los siguientes parámetros:
- Diseño y aprobación del Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo LA/FT.
- Ejecución.
- Seguimiento.
- Cumplimiento
- Comunicación.
- Capacitación.
El Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo LA/FT tiene como objetivo fundamental minimizar la posibilidad que a través de las distintas actividades de la empresa se introduzcan recursos provenientes del lavado de activos o se financie el terrorismo.
En este sentido las empresas deben implementar como mínimo las siguientes medidas y procedimientos que permitan dar cumplimiento a este objetivo:
- Identificar las situaciones que puedan generar a la empresa riesgo de LA/FT en las operaciones, negocios o contratos que realiza.
Establecer procedimientos de debida diligencia, tales como:
- Conocimiento de los clientes.
- Conocimiento de personas expuestas públicamente.
- Conocimiento de los proveedores.
- Conocimiento de los asociados.
- Conocimiento de trabajadores o empleados.
- Otras medidas de debida diligencia.
- Reglamentar el manejo del dinero en efectivo al interior de la empresa.
El Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo LA/FT debe velar porque la empresa adopte los mecanismos necesarios que permitan reducir la posibilidad de que las operaciones, negocios y contratos que se hayan realizado o se intenten realizar, sean utilizadas para dar apariencia de legalidad a actividades de lavado de activos o para financiar el terrorismo.
El Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo LA/FT tiene como objetivo fundamental minimizar la posibilidad que a través de las distintas actividades de la empresa se introduzcan recursos provenientes del lavado de activos o se financie el terrorismo.
Así mismo, el control implica la detección de las operaciones que no se ajustan a la normalidad del negocio y el análisis correspondiente para determinar si se trata de posibles operaciones sospechosas.
Los procedimientos que se implementen para el control del riesgo de LA/FT deben tener en cuenta , como mínimo, lo siguiente:
- Crear controles para reducir las situaciones que generen riesgo LA/FT en las operaciones, negocios o contratos que realiza la empresa.
Establecer herramientas para identificar operaciones inusuales o sospechosas. - Acreditar con soportes todas las operaciones, negocios o contratos.
- Reportar a la UIAF las operaciones intentadas y operaciones sospechosas.
La adopción e implementación del Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo permitirá a las Empresas la protección contra el flagelo del lavado de activos y financiación del terrorismo, no sólo en beneficio de los inversionistas, administradores y demás empleados de la empresa, sino que servirán de protección contra el riesgo de pérdida de reputación y la sostenibilidad de las mismas, entre otros. ©
Autor: Fredy Reyes Cruz
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